Muitas vezes, os condôminos confundem as atribuições do sÃndico e da administradora do condomÃnio, exigindo atitudes ou procedimentos que não cabem aos mesmos. A falta de conhecimento dos moradores sobre as atribuições de cada um, faz com que algumas questões sejam tratadas de forma equivocada, causando demora na solução dos problemas.
As Atribuições do SÃndico
• Exercer a gestão interna do condomÃnio referente a vigilância, moralidade e segurança, podendo contratar uma administradora para auxiliá-lo nessa função;
• Selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, respeitando o piso salarial da categoria, com data-base em outubro de cada ano;
• Escolher empresas prestadoras de serviços ou terceiros para execução das obras que interessem ao condomÃnio;
• Convocar as assembleias gerais dos condôminos;
• Representar, ativa e passivamente, o condomÃnio, praticando, em juÃzo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
• Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomÃnio;
• Cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regimento Interno e as determinações das assembleias;
• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns além de zelar pela prestação dos serviços que interessem ao CondomÃnio;
• Elaborar a previsão orçamentária de cada perÃodo;
• Cobrar e arrecadar dos condôminos as suas contribuições (quotas partes, despesas ordinárias, extraordinárias e fundos);
• Prestar contas na assembleia geral ordinária do condomÃnio;
• Guardar toda documentação administrativa, bancária, técnica, fiscal, previdenciária e trabalhista;
• Contratar seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição total ou parcial;
• Aplicar e cobrar as multas estabelecidas na lei, na Convenção ou Regimento Interno.
As Atribuições da Administradora:
• GESTÃO ADMINISTRATIVA
1. Gerenciamento dos arquivos documentais.
2. Controle do cadastro de proprietários.
3. Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc..
4. Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço cobrado à parte).
5. Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – SÃndico e Conselho Consultivo.
6. Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio CondomÃnio.
7. Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte).
8. Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das Assembleias Gerais.
9. Presença nas Assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas).
10. Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de TÃtulos e Documentos
11. Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários
12. Atendimento a fornecedores de materiais e serviços
13. Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços
14. Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao SÃndico para a deliberação) .
15. Acompanhamento da liquidação de sinistros.
16. Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:
a) validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
b) Certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifÃcios comerciais)
c) vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
d) testes hidrostáticos dos extintores
e) hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros
f) formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio
g) sinalização de segurança
h) sistema de alarme
i) sistema de iluminação de emergência
j) grupo gerador de energia elétrica
k) sistema de detecção de fumaça
l) portas corta-fogo
m) corrimãos
n) escada de emergência e rotas de fuga
o) sistema de para-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
p) instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas
q) sistema de sprinklers
r) aplicação da legislação municipal referente aos deficientes fÃsicos (Lei Municipal nº 11345/93)
17. Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).
18. Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifÃcio (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo CondomÃnio.
19. Controle e atualização do CNPJ do CondomÃnio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do SÃndico.
20. Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:
a) elevadores
b) porteiros eletrônicos
c) centrais telefônicas
d) antenas coletivas
e) áreas ajardinadas
f) portões automáticos
g) conjunto motobombas
h) aquecimento central
i) ar condicionado central
21. Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:
a) serviços de vigilância patrimonial
b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral
c) serviços de limpeza
d) serviços de portaria
22. Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o CondomÃnio através da nossa associada Techview Engenharia.
23. Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento.
24. Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).
25. Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.
26. Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.
27. Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço cobrado à parte com base no Referencial da AABIC.
• GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
1. Recrutamento de funcionários
2. Seleção de funcionários com pesquisa cadastral
3. Admissão e procedimentos de registro
4. Contrato de experiência.
5. Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
6. Atualização das fichas de registro dos funcionários
7. Atualização das carteiras profissionais
8. Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria
9. Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefÃcios
10. Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxÃlio doença
11. Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxÃlio acidente.
12. Formalização de advertências disciplinares
13. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
14. Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho
15. Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle
16. Salário-famÃlia – controle/concessão
17. Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico
18. Elaboração da folha de pagamento
19. Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários
20. Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas
21. Elaboração da folha de pagamento do 13º salário
22. Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)
23. Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS
24. Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP
25. Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal
26. Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal
27. Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados
28. PIS – cadastramento de novos funcionários
29. PIS – elaboração das guias e recolhimento
30. Emissão dos informes de rendimentos
31. Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte
32. Livro de inspeção trabalhista
33. Aquisição e controle de uniformes
34. Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias
35. Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).
36. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da AABIC).
37. Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
38. DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).
39. Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.
40. Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.
41. Inscrição/renovação do CondomÃnio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador .
42. Vale alimentação/refeição.
43. Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
44. Convênio de assistência médica.
45. Convênio de assistência odontológica.
46. CIPA – Atendimento à NR-5.
47. EPI – Atendimento à NR-6.
48. PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..
49. PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.
50. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado
51. LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.
• GESTÃO FINANCEIRA
1. Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
2. Elaboração do quadro de rateio das despesas.
3. Emissão dos recibos/boletos bancários.
4. Controle dos pagamentos das cotas condominiais – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.
5. Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
6. Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
7. Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
8. Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
9. Conciliação da conta bancária.
10. Gestão tributária – cálculo para aplicação das alÃquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
11. Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
12. Prestação de contas mensais – contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
13. Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
14. Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
15. Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
16. Elaboração de balancetes anuais para apresentação na Assembleia Geral Ordinária.
17. Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
18. Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
19. Gestão da conta corrente bancária exclusiva do CondomÃnio.
20. Acompanhamento dos investimentos feitos pelo CondomÃnio no mercado financeiro.
21. Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.
• GESTÃO DE ASSUNTOS JURÃDICOS
1. Atualização permanente da legislação que envolve a administração de CondomÃnios
2. Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
3. Emissão de notificações extrajudiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.
4. Assessoria na alteração da Convenção de CondomÃnio – cobrado à parte.
5. Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
6. Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
7. Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.
8. Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
9. Acompanhamento das ações trabalhistas, cÃveis e tributárias – serviço cobrado em separado.
10. Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado
